COLUNISTAS
Autor: Leliane Andrade
Eventos e feiras de negócios - Dicas para uma participação de sucesso
26/2/2015 - São Roque - SP
O que é um evento? Para começar este artigo, e também como principal informação, vamos a uma definição: " Eventos são todos os acontecimentos previamente planejados, organizados e coordenados de forma a contemplar o maior número de pessoas em um mesmo espaço físico e temporal, com informações, medidas e projetos sobre uma idéia, ação ou produto, apresentando os diagnósticos de resultados e os meios mais eficazes para se atingir determinado objetivo". (MARTIN, 2008).
Assim, a definição de EVENTO é abrangente, podendo ser entendido como tal: feiras, congressos, workshops ou qualquer acontecimento que se encaixe na definição acima. O evento é, em sua essência, uma das melhores oportunidades para a empresa entrar em contato com o seu prospect, e por isso, é extremamente importante se preparar previamente e de forma planejada para obter um retorno satisfatório. Vamos tomar como exemplo as feiras de negócios. Seja qual for o porte da feira, o objetivo principal é reunir em um mesmo espaço empresas com os mesmos interesses, ainda que atuantes em diferentes áreas. E o público visitante (quando o evento é bem organizado) é formado por decisores com poder de compra interessados nos serviços ou produtos que estão sendo expostos. O custo de participação em uma feira de negócios não costuma ser baixo. E já vamos deixar bem claro um erro de definição: não encare como um GASTO a participação em uma feira. Mas tenha em mente que é um INVESTIMENTO. Sua empresa ganha em exposição, em contatos, em consolidação da marca. Até aqui, talvez não tenha nenhuma novidade. Mas por incrível que pareça, muitas empresas (e não estou falando só de pequenas empresas) não se preparam para o evento que pretendem participar. Ou cometem o erro de tentar economizar o máximo e contratam profissionais que não cumprem prazos ou entregam serviços inferiores. Então, aqui vai o primeiro conselho:
- Escolha bem seus fornecedores. Um amigo meu certa vez disse um ditado: "Bom, rápido e barato. Escolha apenas dois. Porque se você quiser bom e rápido, não será barato; se quiser rápido e barato, não será bom; e se quiser bom e barato não será rápido". E realmente é isso que acontece. Se ainda não tiver fornecedor, peça indicações para quem já tenha utilizado o mesmo serviço que você vai precisar. Se não tiver ninguém que possa dar uma indicação, pesquise bastante, procure alguma referência. Um evento é uma oportunidade única, cara e que não pode ser desperdiçada por incompetência ou falta de comprometimento do seu fornecedor. Nos meus vários anos de feiras na Alcantara Machado Feiras de Negócios vi muitos estandes abrirem a feira sem testeira, sem folhetos e até mesmo sem cartões de visita... E sei o quanto isso queima a imagem da empresa. A escolha certa do fornecedor rende um artigo à parte, então vou deixar este assunto para ser destrinchado mais adiante.
- Prepare-se antecipadamente para o evento. Se você deixar para resolver tudo em cima da hora, vai pagar mais caro e correr o risco de ter mais problemas. Então, fique de olho no calendário e se programe para os eventos que julgar interessantes. Assim terá um prazo maior para negociar e eventualmente trocar de fornecedor, caso ache necessário. O "urgente" em participação de eventos é sinônimo de problemas.
- Faça um checklist - e vá eliminando prioridades de acordo com cada etapa. Assim não será estressante para você e nem para sua equipe, que estará totalmente preparada para dar atenção ao que realmente é importante: seu cliente ou prospect.
- Prepare sua equipe - Não tem coisa mais irritante em uma feira do que gente despreparada. Você viu uma máquina, quer saber detalhes de funcionamento, valores, e a pessoa simplesmente não sabe responder. Então, nesse caso, vale muito mais um funcionário bem preparado do que aquela mocinha linda que apenas distribui sorrisos mas não sabe nada do seu negócio ou produto. Pode ter certeza de que ninguém fará uma compra com a sua empresa somente pela simpatia da moça.
- Deixe seu estande bonito - não precisa gastar uma fortuna na montagem de um espaço limpo, bonito e funcional. Mas se você tiver uma verba extra, não hesite em investir no estande. A aparência de descuido, relaxo ou "economia" não pega bem. E aqui entra também o cuidado com as pessoas que estão no estande. Pessoas cansadas, sem paciência, mal arrumadas também são uma propaganda negativa para o seu negócio. E vale falar também nos exageros: não tente atrair pessoas ao seu estande com a contratação de modelos usando roupas chamativas, pois isso pode passar a imagem de vulgaridade para a sua empresa. Lembre-se que aqui você estará fazendo o primeiro contato com possíveis clientes, e a primeira impressão sempre é muito forte.
- Invista no seu material de vendas - folhetos e cartões de visita são essenciais. Você pode investir em um portfólio, já que o espaço para estandes são relativamente pequenos. Adesivos, banners também embelezam e comunicam mensagens importantes. E aqui, vale a máxima: é melhor sobrar do que faltar. Então não economize na quantidade de material gráfico, pois fica muito chato quando um prospect quer levar seu material e você simplesmente não tem.
Ah, e outra coisa importante. Não confunda SUCESSO com VENDAS dentro do estande. A não ser que o objetivo da feira seja este (vendas) é preciso entender que na verdade e na maioria das vezes, o sucesso está em PROSPECTAR seu cliente. Porque ali, naquele momento, ele vai ver de perto seu produto, a qualidade do que você faz, e ali mesmo você DEVE estabelecer um contato. E o contato deve ser retomado posteriormente em um prazo curto, com o envio de uma apresentação da empresa, uma carta de agradecimento pela presença no estande, e até mesmo uma ligação da equipe de vendas no sentido de agendar uma reunião. As vendas são a última etapa de uma prospecção bem-feita. Até mesmo porque de repente você pode ter problemas com alguém que tenha comprado um equipamento seu por impulso na feira e depois se arrependa. Mas ainda assim você pode oferecer uma condição especial para os participantes da feira, com descontos ou promoções. Você é quem determina seu objetivo na participação em um evento. O importante é ter em mente que além das vendas no estande, os contatos realizados e bem trabalhados se transformam em vendas futuras.
Creio que os pontos acima são alguns dos cuidados que se deve tomar ao participar de um evento. E focamos em feiras de negócios, mas os conceitos podem ser aplicados a qualquer tipo de evento. E o que tem que ficar fixado aqui são: PLANEJAMENTO e ORGANIZAÇÃO. Porque sem isso, é impossível se ter sucesso. Não só em eventos, mas na sua vida.
Até o próximo artigo.
Leliane Andrade
Marketing Digital para Negócios de Alimentação
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